So erstellen Sie ein Finanzmodell für Ihr Restaurant

Schaut man sich die Bücher eines erfolgreichen Restaurants an, findet man mehr als nur Margen und Einzelposten. Man sieht, wie Entscheidungen getroffen, Risiken eingegangen und Instinkte bestätigt (oder widerlegt) werden. Im Gastgewerbe findet das Finanzmodell nicht in einer Kalkulationstabelle statt. Es bewegt sich täglich zwischen Idealvorstellung und Realität.

Es ist verlockend, Modellierung als etwas für Investoren zu betrachten, als eine Präsentationsübung oder vielleicht als Finanzierungsanforderung. Das ist nicht falsch. Aber es geht am Kern vorbei. Ein Finanzmodell ist mehr als nur ein Pitch. Es ist die Lebensader des Unternehmens. Gut gemacht, zeigt es Ihnen, was funktioniert, bevor es offensichtlich ist. Und noch wichtiger: Es zeigt Ihnen, was nicht funktioniert, bevor Sie Zeit damit verschwenden, es auf die harte Tour zu beweisen.

Kennen Sie Ihre Annahmen

Jeder Besitzer stellt sich irgendwann die gleiche Frage: Was treibt dieses Ding wirklich an? Ist es der Freitagsverkehr? Der Anstieg der Auslieferungen? Die Gebühren Dritter, die 8% von der Spitze fressen? Zahlen werden, wenn sie richtig behandelt werden, die Antwort geben. Aber nur, wenn sie mit Sorgfalt arrangiert wurden.

Bei Null anzufangen ist nicht so einschüchternd, wie es klingt, erfordert aber, der Versuchung zu widerstehen, alles zu verkomplizieren. Beginnen Sie mit Rhythmus. Nicht mit Formeln, sondern mit Mustern. Wann kommen die Leute? Wie viel geben sie aus? Ändert sich das im Juni? Sonntags? Ein aussagekräftiges Modell fühlt sich an wie ein Gespräch mit Ihrem Abteilungsleiter, nicht wie ein Finanzlehrbuch. Es macht keinen Sinn, den Jahresumsatz zu prognostizieren, wenn Sie nicht wissen, wie das Mittagessen am Dienstag im Februar aussieht.

Preise und Kosten

Dann ist da noch die Preisgestaltung, und hier wird es undurchsichtig. Bei der Preisgestaltung geht es nicht nur um Lebensmittelkostenmultiplikatoren oder den Vergleich mit der Konkurrenz. Es geht um Vertrauen. Würde jemand nächste Woche wieder $14 für diese Getreideschale bezahlen oder war es nur eine einmalige Ausgabe? Würde er $16 bezahlen, wenn Sie die Schale austauschen würden? Erhöhen Sie die Preise, ohne die Situation zu verstehen, und es wird ruhiger. Das Modell braucht Raum für diese Nuancen. Setzen Sie nicht nur Durchschnittswerte ein, sondern bauen Sie Flexibilität ein.

Auch Kosten erzählen Geschichten. Miete ist einfach. Sie bewegt sich nicht. Wäsche hingegen schon. Stundenlöhne steigen in arbeitsreichen Nächten und sinken an regnerischen Tagen. Sie müssen für ein ungeplantes Kassensystem-Upgrade oder die Reparatur eines begehbaren Kühlschranks bezahlen, die Sie nicht wollten. Und jeder dieser Momente gehört in das Modell. Das Ziel ist nicht Präzision, sondern Bereitschaft.

Cashflow-Prognose

Bargeld ist der Punkt, an dem die meisten Leute hängen bleiben. Besonders neue Eigentümer. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, dass Sie profitabel sind, aber die Gehaltsabrechnung ist im Rückstand. Passiert ständig. Es ist kein Missmanagement, sondern eine Fehlausrichtung. Das Timing der Zahlungen entspricht nicht Ihren Prognosen. Es folgt seinem eigenen Zeitplan. Deshalb sollte Ihr Modell nie beim Gewinn stehen bleiben. Es sollte verfolgen, was hereinkommt, wann es hereinkommt und wie lange es bleibt. Lieferanten werden schneller bezahlt als Kunden, insbesondere wenn eine Liefer-App eines Drittanbieters zwischen Ihnen und dem Bankkonto steht.

Und was nicht viele zugeben: Jede Prognose ist falsch. Der Trick liegt nicht darin, die perfekte Prognose zu erstellen. Es geht darum, ihre Schwachstellen zu erkennen. Was passiert, wenn die Rindfleischpreise im nächsten Quartal um 121 TP5T steigen? Wenn Ihre Köche kündigen und Sie 1 TP6T2 mehr pro Stunde anbieten müssen, um Ersatz zu bekommen? Ein gutes Modell beantwortet diese Fragen, bevor das Unternehmen es tut.

Doch selbst das beste Modell verliert an Aussagekraft, wenn man es unbeachtet lässt. Es muss aktualisiert werden, denn nur so bleibt man der Realität treu. Zahlen veralten. Annahmen bröckeln. Wenn Ihr Modell immer noch die Lebensmittelkosten des Vorjahres anzeigt oder von einer Kundenfrequenz im Jahr 2024 ausgeht, hilft es Ihnen nicht mehr.

Na und?

Wenn Sie nicht ständig mit Excel arbeiten (oder einfach Besseres zu tun haben), kann Ihnen eine gut aufgebaute Vorlage Anfängerfehler ersparen. Der Trick besteht darin, zu wissen, worauf Sie achten müssen. Eine nützliche Vorlage versteckt sich nicht hinter schicken Dashboards oder aufgeblähten Grafiken. Sie ist übersichtlich. Sie spiegelt wider, wie Restaurants tatsächlich funktionieren. Von Sitzplätzen und Schichten über Gedecke und Rechnungen bis hin zu Umsatz und Kosten. Nicht umgekehrt.

Vorlagen wie die von Sheets.Market ersetzen Ihr Urteilsvermögen nicht. Sie sollen Ihnen mehr Entscheidungsfreiheit geben. Sie bieten Ihnen eine Grundlage, damit Sie sich auf die wichtigen Entscheidungen konzentrieren können: wie Sie wachsen, wann Sie Ihre Strategie ändern, wo Sie sparen und ob der neue Standort auch dann noch Sinn macht, wenn die Zinsen um einen halben Prozentpunkt steigen.