Come costruire un modello finanziario per un ristorante

Aprite i libri contabili di qualsiasi ristorante di successo e troverete molto più di semplici margini e voci di bilancio. Vedrete decisioni prese, rischi assunti, istinti confermati (o smentiti). Nel settore dell'ospitalità, il modello finanziario non si basa su un foglio di calcolo. Si muove, quotidianamente, tra ciò che è ideale e ciò che sta realmente accadendo.

È allettante pensare alla modellazione come a qualcosa per gli investitori, un esercizio di slide, forse un requisito di finanziamento. Non è sbagliato. Ma non coglie il punto. Un modello finanziario non è solo una presentazione. È il modo in cui l'azienda respira. Fatto bene, ti dice cosa funziona prima che sia ovvio. Ancora più importante, ti mostra cosa non funzionerà prima che tu perda tempo a dimostrarlo a tue spese.

Conoscere le proprie ipotesi

Ogni proprietario prima o poi si pone la stessa domanda: cosa sta davvero guidando questa situazione? È la folla del venerdì? L'aumento delle consegne? Le commissioni di terze parti che divorano 8%? I numeri, se trattati correttamente, daranno la risposta. Ma solo se sono stati gestiti con cura.

Partire da zero non è così intimidatorio come sembra, anche se richiede di resistere alla tentazione di complicare troppo. Inizia con il ritmo. Non con formule, schemi. Quando si presentano le persone? Quanto spendono? Cambia a giugno? La domenica? Un modello solido è come una conversazione con il tuo responsabile di reparto, non come un manuale di finanza. Non ha senso prevedere il fatturato annuo se non capisci come sarà il pranzo del martedì a febbraio.

Prezzi e costi

Poi c'è il prezzo, ed è qui che le cose si complicano. Il prezzo non riguarda solo i multipli del costo del cibo o i confronti con la concorrenza. È una questione di fiducia. Qualcuno pagherebbe di nuovo $14 per quella ciotola di cereali la settimana prossima, o è stato uno sfizio una tantum? Pagherebbe $16 se cambiassi la ciotola? Aumenta i prezzi senza capire la situazione e la stanza diventa più silenziosa. Il modello ha bisogno di spazio per questa sfumatura. Non limitarti a inserire le medie, ma piuttosto integra la flessibilità.

Anche i costi portano con sé storie. L'affitto è facile. Non si muove. Ma la biancheria sì. Le paghe orarie aumentano nelle notti di punta e diminuiscono nei giorni di pioggia. Ti verrà addebitato un aggiornamento del POS che non avevi previsto, o una riparazione del frigorifero che non volevi. E ognuno di questi momenti appartiene al modello. L'obiettivo non è essere precisi, ma essere pronti.

Previsione dei flussi di cassa

La maggior parte delle persone si ritrova intrappolata nella liquidità. Soprattutto nei nuovi proprietari. Il conto economico dice che sei redditizio, ma sei in ritardo con gli stipendi. Succede di continuo. Non è cattiva gestione: è disallineamento. I tempi di cassa non rispettano le tue proiezioni. Seguono i loro ritmi. Ecco perché il tuo modello non dovrebbe mai fermarsi al profitto. Dovrebbe monitorare cosa entra, quando arriva e per quanto tempo rimane. I fornitori vengono pagati più velocemente dei clienti, soprattutto quando un'app di consegna di terze parti si frappone tra te e il conto in banca.

Ed ecco una cosa che non tutti ammettono: ogni previsione è sbagliata. Il trucco non è costruire quella perfetta. È capire dove è fragile. Cosa succede se i prezzi della carne bovina aumentano di 12% nel prossimo trimestre? Se i cuochi di linea se ne vanno e devi offrire $2 in più all'ora per ottenere sostituti? Un buon modello si pone queste domande prima che l'azienda lo faccia.

Ma anche il modello più preciso si affievolisce se lasciato a se stesso. Deve essere aggiornato perché è l'unico modo per rimanere vicini alla realtà. I numeri invecchiano. Le ipotesi si infrangono. Se il tuo modello mostra ancora i costi alimentari dell'anno scorso o ipotizza un traffico pedonale nel 2024, non ti è più d'aiuto.

E allora?

Ora, se non sei uno che lavora con Excel (o se semplicemente hai di meglio da fare), partire da un modello ben strutturato può evitarti errori da principiante. Il segreto è sapere cosa cercare. Un modello utile non si nasconde dietro dashboard elaborate o immagini gonfie. È pulito. Riflette il modo in cui i ristoranti operano realmente. Passa da posti a sedere e turni a coperti e scontrini, fino a ricavi e costi. Non il contrario.

Modelli come quelli di Sheets.Market non servono a sostituire il tuo giudizio. Servono a liberarlo. Per darti una base, così puoi concentrarti sulle decisioni che contano: come crescere, quando cambiare rotta, dove tagliare e se quella nuova posizione avrà senso quando i tassi di interesse saliranno di un altro mezzo punto.