Cómo construir un modelo financiero para un restaurante

Abra la contabilidad de cualquier restaurante exitoso y encontrará más que solo márgenes y partidas. Verá decisiones tomadas, riesgos asumidos, instintos confirmados (o desmentidos). En la hostelería, el modelo financiero no se encuentra en una hoja de cálculo. Se mueve, a diario, entre lo ideal y lo que realmente sucede.

Es tentador pensar en el modelado como algo para inversores, un ejercicio de presentación, quizás un requisito de financiación. No es incorrecto. Pero no es lo esencial. Un modelo financiero no es solo una presentación. Es la forma en que el negocio funciona. Si se hace bien, te dice qué funciona antes de que sea obvio. Y lo que es más importante, te muestra qué no funcionará antes de perder el tiempo demostrándolo a las malas.

Conocer sus suposiciones

Todos los propietarios llegan a la misma pregunta: ¿qué es lo que realmente impulsa esto? ¿Es la afluencia de público los viernes? ¿El aumento en las entregas? ¿Las comisiones de terceros que se llevan el 8%? Las cifras, si se analizan adecuadamente, darán la respuesta. Pero solo si se han organizado con cuidado.

Empezar desde cero no es tan intimidante como parece, aunque requiere resistir la tentación de complicarse demasiado. Empieza con el ritmo. No con fórmulas, sino con patrones. ¿Cuándo llega la gente? ¿Cuánto gastan? ¿Cambia eso en junio? ¿Los domingos? Un modelo sólido se siente como una conversación con el jefe de planta, no como un manual de finanzas. De nada sirve pronosticar los ingresos anuales si no se entiende cómo es la comida del martes en febrero.

Precios y costos

Luego está el tema de los precios, y aquí es donde la cosa se complica. Fijar precios no se trata solo de múltiplos del costo de los alimentos ni de comparaciones con la competencia. Se trata de confianza. ¿Pagaría alguien $14 por ese tazón de cereales la semana que viene, o fue un capricho puntual? ¿Pagaría $16 si cambiara el tazón? Si subes los precios sin entender la sala, esta se vuelve más silenciosa. El modelo necesita espacio para ese matiz. No te limites a introducir promedios, sino que incorpora flexibilidad.

Los costos también tienen sus historias. El alquiler es fácil. No se mueve. Pero la ropa de cama sí. Los salarios por hora suben en las noches con mucha actividad y bajan en los días lluviosos. Te cobrarán por una actualización del punto de venta que no planeaste o por una reparación de la cámara frigorífica que no querías. Y cada uno de esos momentos pertenece al modelo. El objetivo no es ser preciso, sino estar preparado.

Previsión de flujos de caja

El efectivo es donde la mayoría de la gente se ve perjudicada. Sobre todo los nuevos propietarios. La cuenta de resultados indica que eres rentable, pero te retrasas en el pago de nóminas. Sucede constantemente. No es mala gestión, sino desalineación. La gestión del efectivo no respeta tus proyecciones. Sigue su propio calendario. Por eso, tu modelo nunca debe detenerse en las ganancias. Debe registrar lo que entra, cuándo entra y cuánto tiempo se queda. Los proveedores cobran más rápido que los clientes, especialmente cuando una aplicación de entrega externa se interpone entre tú y la cuenta bancaria.

Y aquí hay algo que no muchos admiten: todos los pronósticos son erróneos. La clave no está en construir el pronóstico perfecto. Está en saber dónde es frágil. ¿Qué sucede si los precios de la carne se disparan 12% el próximo trimestre? ¿Si sus cocineros se van y necesita ofrecer $2 más por hora para conseguir reemplazos? Un buen modelo se plantea estas preguntas antes de que lo haga la empresa.

Pero incluso el modelo más preciso pierde brillo si se deja sin modificar. Hay que actualizarlo porque es la única manera de mantenerse fiel a la realidad. Las cifras envejecen. Las suposiciones se rompen. Si su modelo aún muestra los costos de alimentos del año pasado o asume el tráfico peatonal de 2024, ya no le sirve de nada.

¿Así que lo que?

Ahora bien, si no eres experto en Excel (o si simplemente tienes mejores cosas que hacer), empezar con una plantilla bien diseñada puede evitarte errores de principiante. La clave está en saber qué buscar. Una plantilla útil no se esconde tras paneles sofisticados ni imágenes recargadas. Es clara. Refleja cómo funcionan realmente los restaurantes. Pasa de los asientos y los turnos a las coberturas y las cuentas, y finalmente a los ingresos y los costes. No al revés.

Plantillas como las de Sheets.Market no están ahí para reemplazar tu criterio. Están ahí para liberarlo. Para darte una base, para que puedas concentrarte en las decisiones importantes: cómo crecer, cuándo cambiar de rumbo, dónde recortar y si esa nueva ubicación tendrá sentido cuando los tipos de interés suban otro medio punto.